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Prise de notes optimisée, la clé d'une réunion productive

Publié par Réunio le 19/11/2019 à 20:47

Lorsqu'on a passé 2 heures en réunion, après de beaux discours et des échanges animés, la seule chose qui reste vraiment sont les notes et le compte rendu. Il est donc primordial d'organiser la prise de notes pour assurer l'historisation des points clés et faciliter l'édition d'un compte rendu objectif. Nos 4 conseils clés pour une prise de notes en réunion efficace.

Bien organiser sa prise de notes de réunion

- Cibler : Ce qui doit être noté pendant une réunion doit ensuite permettre de constituer le compte rendu de la réunion. Il faut donc bien concentrer sa prise de notes sur les points clés qui seront déterminants dans les différents échanges de la réunion. Écrire un roman ne vous permettra pas de faire ressortir ce qui est important. Il faut surtout faire ressortir les chiffres clés, les décisions et les tâches. Il sera d’ailleurs important de bien rattacher chaque décision au sujet concerné pour contextualiser l'information. Cela permettra de s’y retrouver plus facilement lors de l’élaboration du compte rendu.

- Collaborer : La prise de notes pendant la réunion est souvent dédiée à un participant, qui se retrouve généralement à seulement écouter et noter, ne pouvant ainsi pas être réélement acteur de la réunion. Pourquoi alors ne pas songer à la prise de notes collaborative ? Tout le monde pourra alors contribuer efficacement à la réunion et à la prise de notes. Les participants seront alors mieux impliqués dans les échanges, et l'aspect participatif assurera l'objectivité de la retranscription. En partageant le rôle de secrétaire de réunion, on obtient donc la participation efficace de tous les participants à la réunion ainsi que des notes de qualité et validées.

Et pourquoi pas une prise de notes digitalisée pendant vos réunions ?

- Numériser : En parlant de notes de qualité, comment ne pas aborder ce sujet qui fâche : la qualité de nos écritures ! Votre serviteur, par exemple, n’est pas le plus facile à relire. Il peut même parfois avoir du mal à déchiffrer ses propres notes ! C’est pour cela que le support papier est à proscrire. Le numérique est d’abord lisible par tous. De plus, le support numérique de la prise de notes est éditable facilement afin de créer le compte rendu. On n’a pas besoin de relire, taper les notes et ensuite produire le compte rendu. Et puis à l’époque du 0 papier, pourquoi continuer avec un bloc-notes pendant les réunions ?

- Sécuriser : Une autre bonne raison de se passer du stylo ou du crayon sera la sécurité. On ne compte plus les feuilles volantes perdues avec toutes les décisions importantes pour le prochain mois à venir. D’ailleurs, tant qu’à utiliser des outils digitaux et privilégier la sécurité, autant alors se diriger vers une solution cloud. Avec une prise de notes de la réunion synchronisée via un outil comme Réunio, on évite toute perte d'information.

 

En résumé, si vous voulez éviter le cauchemar de la rédaction de compte rendu, digitalisez votre prise de note avec un outil collaboratif, et allez à l'essentiel ! Utiliser une solution cloud pour prendre ses notes offre tous les avantages possibles :  une prise de notes collaborative, une structure calquée sur l'ordre du jour, un support digital intégré directement dans un cloud sécurisé et une sauvegarde en temps réél pour le fameux coup de la panne de batterie en pleine réunion.

Adopter ces bonnes pratiques avec le bon outil vous permettra une prise de notes sereine et efficace pendant toutes vos réunions.

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