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Un exemple d'ordre du jour dans le détail

Pour cet exercice, nous allons mettre en place une réunion qui aura pour but de faire le troisième point de l'année concernant la stratégie Réseaux Sociaux. Pour ce type de réunion, 2 pièges sont à éviter :
- Oublier le bilan : Une réunion cyclique comme cet exemple d'ordre du jour doit systématiquement démarrer par un bilan de la précédente réunion. Il ne faut pas oublier ce qui à fonctionné ou non, et si les tâches et actions ont bien été menées comme prévues.
- Basculer dans l'opérationnel : il s'agit de stratégie, on ne traîte pas des détails de chaque post comme dans une réunion hebdomadaire. Dans une réunion stratégique, on prend un peu de hauteur et on se concentre sur la définition des grands axes et le bilan général.

L'intitulé
Clair et concis, la nomenclature dépend souvent des habitudes, on pourrait par exemple la nommer : "Stratégie Réseaux Sociaux 3ème trimestre"
Le(s) thème(s)
Evidemment, "Réseaux Sociaux" mais n'hésitez pas à être plus précis en ajoutant d'autres tags : "Stratégie" pour bien différencier de l'opérationnel, d'autres éléments comme la marque ou le produit concerné peuvent aider dans une optique de classement
L'objectif
Il doit tenir en une phrase claire, de préférence une question. Pour notre exemple d'ordre du jour, cela pourrait être : "Est-ce que la stratégie RS du second trimestre a été efficace ? Quelle est la stratégie pour le 3ème trimestre ? "
La date
Fixez une première date, mais n'hésitez pas à fournir plusieurs créneaux horaires par la suite, surtout si vous multipliez les invités, les plannings sont souvent chargés. L'idéal est de disposer d'un outil type doodle pour coordonner les disponibilités
Les invités
Nous ne sommes plus dans le modèle d'entreprise figée et hiérarchique, aujourd'hui les fonctions peuvent être transversales, et les bonnes idées sont partout. Dans notre exemple d'ordre du jour, on va bien entendu inviter le responsable des réseaux sociaux ou la Direction Marketing selon l'organisation, mais on peut tout aussi bien inviter un responsable de point de vente pour voir les retours perçus sur le terrain lors de la dernière campagne par exemple. Il faut toujours essayer de faire entendre la voix des clients dans vos réunions, et cela vient souvent du terrain.
Pour ne pas vous égarer, la solution est simple, invitez uniquement les personnes qui ont quelque chose à apporter sur le sujet traité, pas simplement parce qu'il y a Réseaux Sociaux dans l'intitulé de leur poste...

Voir le modèle utilisé pour cet exemple d'ordre du jour

Voir le modèle

Définition du contenu

Pour cet exemple d'ordre du jour de réunion dédiée au Réseaux Sociaux, la structure est assez simple à mettre en place. On voudra d'abord revenir sur la précédente campagne et en tirer les enseignements nécessaires.

Dans un second temps, on va rentrer plus dans le brainstorming et l'échange d'idées pour constituer la stratégie à suivre pour le 3ème trimestre et en définir les contours.

Comme toute réunion, nous vous conseillons de terminer cet exemple d'ordre du jour par une partie plus axée sur la mise en pratique des idées émises, les délais et l'organisation dans les grandes lignes.

Et si vous voulez éviter de devoir tout refaire dans 3 mois et que vous avez eu la bonne idée d'utiliser Réunio pour votre ordre du jour de réunion, mettez simplement la réunion en favoris et elle sera disponible comme base au prochain trimestre !

1) Bilan de la précédente campagne
  • KPI et chiffres clés
  • Retours clients
  • Eléments positifs
  • Eléments négatifs : le cas Mr Dupont & RGPD
2) Axe stratégique du 3ème trimestre
  • Définition de l'axe de communication
  • Produits, marques, caractéristiques, ou opérations commerciales à mettre en avant
  • Thématiques globales
  • Eléments de langage
  • Spécificités par canal
3) Planification de l'application
  • Répartition des tâches et objectifs
  • Définition des KPI pour l'analyse
  • Composition ou confirmation des équipes de travail
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